서울동부교육지원청, 생성형 AI 활용 전자서명 프로그램 자체 개발… 업무 절차 50% 간소화

[교육연합신문=김병선 기자]

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서울특별시동부교육지원청(교육장 김선자)은 생성형 인공지능(AI)을 활용해 전자서명 프로그램을 자체 개발하고 시범운영을 성공적으로 마쳤다고 6월 17일(수) 밝혔다.

동부교육지원청에 따르면 시범운영 결과 이용자 만족도는 96%를 기록했으며, 수기서명 중심의 업무를 전자화해 기존 4단계 업무 절차를 2단계로 줄이며 업무처리 과정을 50% 간소화하는 성과를 거뒀다.

기존에는 서명 문서 한 건을 처리하기 위해 수기 작성과 스캔, 전자결재, 원본 보관 등 여러 절차를 거쳐야 했으며, 종이 문서 보관에 따른 분실·훼손 위험과 관리 부담도 지속적으로 제기돼 왔다.

이에 동부교육지원청은 지난 4월 생성형 AI를 활용해 기관 환경에 맞는 전자서명 프로그램을 자체 개발했다.

특히, 업무 담당자가 생성형 AI를 활용해 프로그램 설계와 코드 작성에 직접 참여함으로써 디지털 기술을 실제 행정업무 개선에 적용한 사례라는 점에서 의미를 더했다.

또한, 외부 솔루션을 도입하지 않고 자체적으로 프로그램을 구축해 별도 도입 비용을 절감하고 업무 효율성을 높였다고 설명했다.

동부교육지원청은 지난 5월 기록물평가심의회와 부서 워크숍, 기록물관리·정보공개 담당자 교육 등 총 3개 업무에 전자서명 프로그램을 시범 적용했으며, 모두 96명이 이용했다.

응답자 65명을 대상으로 실시한 만족도 조사에서는 QR코드·URL 접속 편의성 98%, 서명 절차의 간편성 98%, 프로그램 운영 안정성 98% 등 주요 항목에서 높은 평가를 받았으며, 전체 평균 만족도는 96%로 집계됐다.

참석자들은 서명 대기시간 단축과 분산 서명에 따른 혼잡 완화 등 전자서명 방식의 편의성을 긍정적으로 평가했다.

업무 효율성 측면에서도 기존의 ‘수기 작성→스캔→전자결재→원본 보관’ 절차가 ‘전자서명→전자결재’의 2단계로 축소되면서 행정 처리 과정이 크게 간소화됐다.

아울러 종이 원본 보관이 필요 없어져 기록물 분실과 훼손 가능성을 줄이고 기록관리 효율성도 높일 수 있게 됐다.

동부교육지원청은 오는 6월부터 7월까지 시범운영 과정에서 확인된 개선사항을 반영해 기능을 고도화한 뒤, 8월부터 전자서명 프로그램을 확대 운영할 계획이다.

참석부와 심의의결서를 비롯해 각종 대장과 일지류까지 적용 범위를 단계적으로 확대하고, 종이문서 중심의 서명업무를 전자적 생산·관리 체계로 전환할 방침이다.

또한, 확대 운영 결과를 토대로 관내 학교에서도 활용할 수 있도록 전자서명 프로그램 활용 가이드와 관련 자료를 제공해 학교 현장의 디지털 전환도 지원할 계획이다.

김선자 동부교육지원청 교육장은 “이번 시범운영은 현장의 작은 불편을 디지털 기술로 해결하고 행정업무 효율성을 높일 수 있음을 보여준 사례”라며, “앞으로도 학교와 기관이 활용할 수 있는 업무 혁신 사례를 지속적으로 발굴·공유해 교육행정의 디지털 전환을 지원하겠다”라고 말했다.

김병선 기자 kbs@eduyonhap.com 이 기자의 다른 기사 보기